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          开展“五项”谈话的技巧

          发布时间:04-30  
          与属下谈话是沟通的重要手段,是建立伙伴关系的关键途径,具有不可忽视的技巧。要想成功与属下谈话,谈话者要在以下四个方面做好准备:

          作好程序准备

          所谓程序准备,是要了解整个谈话的程序,做好谈话布局,大致可以将整个谈话进程分成OCDC法则。

          首先是开场寒暄,不要目的性太强,上来就直奔主题,要给干部员工心理缓冲的时间,简单寒暄几句和主题无关的话题,缓和一下气氛,帮助干部员工平静心情。

          寒暄不是目的,寒暄是为后面做铺垫的,所以寒暄之后就进入了澄清环节,把谈话的目的和程序告诉干部员工。之后就进入了正式的讨论环节。如果是绩效谈话则环节包括:确认绩效目标值及衡量标准、讨论各个指标的完成情况及原因、提出改善计划、确认后期跟踪方式。

          最后是总结,摘要概括整个谈话过程中达成的共识,表达对员工的信心,整理谈话记录,请员工签字确认,最后,别忘记感谢员工的时间和投入。

          技能准备

          了解了整个谈话的程序,管理者还需要注意积累和提升谈话技能。其实,谈话中用到的技能是非常多的,本文重点谈两个技巧:

          一是正面反馈的技巧。正面反馈的关键词是:具体。凡事就怕具体,一旦要求具体地说明一个事情,很多人就犹豫起来,甚至开始左顾右盼了。很多时候,经理在反馈时并没有做好准备,就直接把话说出去了,这种做法会降低反馈的效果。

          二是负面反馈技巧。负面反馈的关键词:描述而不判断。关于负面反馈,有一个成熟的模式:BEST法则。BEST法则是指在进行绩效谈话时候的以下步骤:

          ①描述行为(Behavior. Description)。明确清楚地告诉他到底做了些什么,利用实际的例子,不是简单概括,用客观和明确的词语描述行为。

          ②表达后果(Express consequence)。直接地表达感觉或对状况的反应,用平和的语气去表达,并询问对方的感觉或反应 。

          ③征求意见(Solicit input)。询问员工的意见或提出认为应该继续的行为或要更改的行为,建议要具体,是针对个人的行为而非其个性。

          ④着眼未来,以积极的方式结束(Talk about positive outcomes)。向他指出该行为改变后的积极效果,对个人带来什么好处。

          BEST法则又叫“刹车”原理,是指在管理者指出问题所在,并描述了问题所带来的后果之后,在征询干部员工的想法的时候,管理者就不要打断员工了,适时地“刹车”;然后,以倾听者的姿态,听取员工的想法,让干部员工充分发表自己的见解,发挥干部员工的积极性,鼓励干部员工自己寻求解决办法;最后,管理者再做点评总结即可。

          负面反馈要点要求:耐心,具体,描述相关的行为(所说、所做),对事不对人,描述而不是判断;并描述这种行为所带来的后果,要求:客观,准确,不指责。

          资料准备

          资料的准备比较简单,主要是上期干部员工绩效考核表,员工的绩效表现记录、过程中的沟通记录、员工的总结、员工的职位说明书等,绩效谈话之前要确保这些资料都在桌面手可及的地方,如果现场翻找,会给员工不重视的感受,影响谈话的效果。

          心理准备

          所谓心理准备,即谈话者要充分考虑谈话对象的性格特点,预估谈话过程中可能发生的状况,做好应对的心理准备,心理准备充足了,谈话过程将更加可控。这就要求谈话者要在谈话之前在心理做一些预演,对各种情形都加以考虑并做好应对措施。

          谈话的最终目的是帮助员工改善绩效,管理者的价值是帮助员工成长,明确了这一点,谈话就成功了一大半,剩下的都是技术性的东西,只要用心积累,不断提升,把“五项”谈话这出“大戏”导演好并非难事!
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